1.1 ¿Qué son?

En el marco de la generación de estadísticas básicas, una de las principales fuentes de información proviene de los registros administrativos (RA). Según la evidencia y las experiencias relevadas, actualmente es escasa su utilización como insumo para la elaboración y producción de estadísticas tendientes a la medición del Turismo.

La explotación de los RA se posiciona como una herramienta para la producción de estadísticas de Turismo a nivel nacional, provincial y/o departamental, ya que pueden complementarse con la información que surge de otras fuentes, por ejemplo, operativos propios (del organismo en cuestión) u otras fuentes secundarias.

En la literatura especializada no se encuentra una definición universal respecto de qué se entiende por registro administrativo. Pese a esto, resulta importante analizar algunas de las definiciones encontradas:

“…todo registro resultante de necesidades fiscales, tributarias u otras, creado con la finalidad de viabilizar la administración de los programas de gobierno o para fiscalizar el cumplimento de obligaciones legales de la sociedad. Para su utilización con fines estadísticos es preciso evaluar su base conceptual y metodológica, clasificaciones, cobertura alcanzada, variables investigadas, calidad de las respuestas, procesamiento de los datos y frecuencia de disponibilidad de ellos…” (Echegoyen 2003).

“…aquellos registros de carácter administrativo y operativo, son procedimientos que utilizan las instituciones para registrar datos de las actividades propias de su función, muchas de ellas relacionadas con la oferta de un servicio público, otras que identifican a usuarios del Estado, y algunas que se derivan de las actividades realizadas con empresas e instituciones nacionales e internacionales, la cual no necesariamente coincide con los fines estadísticos, por lo que requiere un tratamiento especial para su utilización…” (INEI 2004).

A partir de lo señalado anteriormente surge que el RA no es una fuente de origen estadístico propiamente dicho, ya que su finalidad es administrativa, y además, su propósito es servir para un control normativo. Es decir, registra un evento o acto individual referido a un individuo u objeto y lo afecta directamente.

Por ejemplo, en una operación de compra-venta de un objeto se emite una factura, lo que implica que se registra un evento normativo con fines fiscales; al solicitar un empleo se completa una planilla para evaluar el perfil del solicitante; al faltar una norma de tránsito se levanta una boleta de citación o una multa que deberá ser cancelada, etc. En conclusión, ninguno de estos eventos es propiamente estadístico, sin embargo, se convierte en una fuente de información estadística luego de ser tratada mediante procedimientos convenientes.

De manera genérica se plantea aquí la definición de los RA como:

“Aquella información que surge de los procedimientos administrativos y/o operativos que desarrollan y utilizan las instituciones (públicas o privadas) como método de registro de las diferentes actividades (turísticas y/o no turísticas) realizadas.”

En base a las experiencias internacionales recopiladas, se da cuenta de los requerimientos que deben cumplir los procesos de diseño, recolección, producción y difusión de los RA (DANE 2010). Éstos deben responder a criterios de calidad estadística, como lo son:

* Credibilidad: Se basa en la confianza que tienen los usuarios sobre el proceso estadístico del registro administrativo. Evalúa los «estándares estadísticos apropiados», es decir, políticas y prácticas objetivas para el diseño, recolección, almacenamiento, procesamiento y difusión de datos estadísticos (INE 2007).

* Oportunidad, temporalidad y accesibilidad: Es el período en el que la información es de valor y se puede actuar o tomar decisiones acorde con ella. Estrechamente relacionada a la oportunidad está la puntualidad, que implica la existencia de una agenda de publicación y refleja el grado de cumplimiento de ella (OECD 2003).

Según la Organización para la Cooperación y Desarrollo Económicos (OECD), la información estadística puede considerarse de calidad en la medida en que se encuentre disponible en el momento en que aún es relevante para el seguimiento y evaluación, y/o la toma de decisiones respecto al fenómeno que estudia o que es objeto de medición.

* Accesibilidad: Evalúa la rapidez de localización y el acceso dentro de la organización. La accesibilidad incluye la conveniencia de la manera en que los datos están disponibles, los medios de divulgación, la disponibilidad de metodologías, metadatos, datos y servicios de apoyo al usuario (OECD 2003).

Es necesario tener en cuenta que la forma en que se presentan los datos a los usuarios sea clara y comprensible, lo que implica estrategias de difusión adecuadas e imparciales y si el usuario tiene acceso a metadatos actualizados, sin ningún tipo de restricción. Además, es necesario contar con sistemas de apoyo a los usuarios que utilizan los datos.

En términos de la CEPAL, este criterio contempla las «condiciones físicas en que los usuarios pueden obtener los datos: dónde y cómo pedirlos, tiempo de entrega, política clara de precios, formatos de disponibilidad, otros»(Echegoyen 2003).

* Pertinencia o relevancia: Es una medida cualitativa del valor aportado por la información. El valor está directamente relacionado con el grado de utilidad para satisfacer el propósito por el cual la información fue buscada o solicitada. Depende de la cobertura de los tópicos requeridos y del apropiado uso de conceptos. La medición de la relevancia de un producto estadístico requiere de la identificación de su grupo de usuarios y sus necesidades (OECD 2003). Los datos producidos por los RA tienen múltiples usos y usuarios que pueden cambiar con el tiempo.

Asimismo, cada uno de los múltiples RA, poseen características propias respecto de la forma en que se fueron sistematizando y registrando. En efecto, para su aprovechamiento como fuente secundaria para la producción de estadísticas metodológicamente elaboradas, resulta posible identificar diferentes aspectos respecto de la utilidad y los requerimientos que posean cada uno.

Entre los principales elementos respecto de la utilidad de los mismos, se puede destacar que:

1. son una fuente de información importante y disponible;

2. pueden utilizarse como indicadores de evolución (aunque con ciertas limitaciones que se profundizan posteriormente en este documento), y a la vez, como insumos para la elaboración de estadísticas;

3. la obtención de dicha información posee bajo y/o nulo costo; por lo general;

4. cuentan con una alta cobertura y la información suministrada permite generar distintas desagregaciones, como por ejemplo, según niveles institucionales (provincial, departamental y/o municipal) y tipos de variables (sexo, edad, etc.).

De manera complementaria, los requerimientos claves que se deberían contemplar para su utilización consisten en el análisis de las limitaciones de dicha fuente, ya que no cuentan con una metodología estadística que sistematice y recopile la información. Tanto para su utilización como insumo y/o para la elaboración de indicadores estadísticos se requiere, por lo general, un proceso de conversión que transforme las unidades administrativas en unidades estadísticas y, a la vez, en dicho proceso, se requiere diseñar y desarrollar una metodología con la secuencia lógica de diferentes pasos estadísticos.

En la figura que se presenta a continuación, se puede dar cuenta de las utilidades y los requerimientos que la utilización de los RA presenta.

Figura 1.1: Utilidad y requerimientos para el uso de los Registros Administrativos

El análisis que se haga de los datos generados a partir de los RA estará condicionado por la forma en que estas cuestiones sean encaradas y solucionadas tanto desde la propia institución que genera los datos como por el organismo que los utiliza con fines estadísticos. En efecto, se deben contemplar ciertos recaudos al momento de la utilización de los datos, la forma en que se los extrapole, los ponderadores que se utilicen, etc. con el propósito de procurar que las cifras obtenidas de las fuentes secundarias sean lo más representativas de la realidad que se procura captar.

El fortalecimiento de los RA para fines estadísticos constituye un proceso que busca desarrollar la base metodológica y conceptual, la oportunidad de recolección, las variables y la disponibilidad de la información recolectada, a través de una metodología que permita potencializarlos como fuente de información estadística para la toma de decisiones y la formulación de planes, proyectos y políticas públicas destinadas al sector turístico.

En este sentido, a fin de que un registro administrativo sea utilizado para un análisis estadístico se deberán contemplar, al menos, los siguientes criterios: la base metodológica, la clasificación con la que cuenta el registro, la cobertura geográfica, la calidad de la registración de los datos que posee, la temporalidad y oportunidad y los medios por los cuales se puede disponer de la información (Estadística y Geografía 2006).

Como ya se ha mencionado, desarrollar una metodología válida y clara es fundamental para una correcta utilización de los RA en la confección de estadísticas del turismo (ET). Así, en la Figura N°1.2 se presenta un conjunto de etapas y/o fases para la correcta conversión de la información almacenada en los RA, tal que permitan abordar el objetivo buscado por quien los esté utilizando.

Figura 1.2: Fases de la conversión de datos provenientes de registros administrativos en información estadística

En primer lugar, en la fase I se requiere definir la población¹ objetivo y se debe contar con la máxima claridad sobre el objetivo general del estudio propuesto, ya que éste permitirá orientar los pasos subsiguientes en la correcta explotación del RA.

En la fase II, se plantea que la definición de dicha población requiere contemplar los siguientes elementos:

1. Unidad Administrativa: está compuesta por los elementos registrados en cada uno de los RA.

2. Alcance: se refiere a la ubicación espacial y geográfica del estudio (provincial, departamental y/o municipal).

3. Tiempo: define el intervalo de tiempo en el cual se realiza la investigación (mensual, semanal, quincenal, etc.).

4. Marco Muestral²: cada uno de los RA podría utilizarse como marco muestral para una posterior expansión en caso de realización de alguna encuesta.

En tercer lugar, en la fase III se deberá elaborar un diagnóstico respecto a qué tipo de datos e información suministra y almacena cada uno de los múltiples RA, como así, las características principales.

La fase IV, consiste en la implementación del proceso de conversión, mediante el cual se explotará la información de los registros para la producción de estadísticas de turismo y las tareas de consistencia y validación de las ET elaboradas.

Por último, la fase V resulta crucial debido a que se refiere, por un lado, a la formalización del procedimiento realizado, detallando las diferentes etapas y los cálculos exactos, y por otro lado, a la socialización y discusión de las estadísticas de turismo elaboradas.

En conclusión, no sólo resulta importante la selección del RA a utilizar para el análisis estadístico del sector, sino que también se deben considerar las diferentes etapas previamente planteadas para obtener información estadística robusta y atinada.

---

1. Es el conjunto de individuos de referencia sobre el que se realizan las observaciones para luego obtener conclusiones (hacer inferencias).↩︎

2. Un marco muestral se define como una lista que contiene el conjunto de unidades (población) del cual se seleccionará la muestra a partir de la cual se realizará la inferencia estadística.↩︎